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प्रतिस्थापन मॉड्यूल पहुँच गए हैं, तत्काल प्रदर्शन समस्या का समाधान कर लिया गया है, और खरीद विभाग पहले से ही अगले ऑर्डर पर चर्चा कर रहा है। इस समय, सबसे महत्वपूर्ण प्रश्न यह नहीं है कि मूल शिकायत का उत्तर मिला या नहीं। बल्कि यह है कि क्या वास्तव में कोई ऐसा परिवर्तन हुआ है जो उसी दोष के पुनरावृत्ति को रोक सके।
यहीं पर एक अनुपयुक्तता रिपोर्ट (NCR) और आधारित-साक्ष्य आठ अनुशासन (8D) सुधारात्मक कार्रवाई प्रक्रिया उपयोगी हो जाती है। बार-बार LED प्रदर्शन खरीदारी का प्रबंधन करने वाली टीमों के लिए, एक एलईडी डिस्प्ले स्क्रीन आपूर्तिकर्ता का मूल्यांकन केवल प्रतिस्थापन की गति के आधार पर नहीं किया जाना चाहिए। एक मजबूत परीक्षण यह है कि क्या आपूर्तिकर्ता रिपोर्ट की गई अनुपयुक्तता को नियंत्रण उपायों से जोड़ सकता है, जिसमें समर्थित मूल कारण, स्थायी सुधारात्मक कार्रवाई, सत्यापन और अगले प्रासंगिक ऑर्डर जारी किए जाने से पहले दृश्यमान परिवर्तन शामिल हों।
यह अंतर महत्वपूर्ण है क्योंकि वाणिज्यिक समाधान और तकनीकी समाप्ति हमेशा एक ही घटना नहीं होती है। प्रतिस्थापन वर्तमान परियोजना को पुनर्स्थापित कर सकता है, जबकि मूल एनसीआर तकनीकी रूप से खुली ही रह सकती है। यदि विफलता का तंत्र प्रदर्शित नहीं किया गया है और अगले-क्रम की प्रक्रिया अपरिवर्तित बनी हुई है, तो परियोजना तत्काल असुविधा का समाधान कर सकती है, बिना पुनरावृत्ति के जोखिम को कम किए।
एक उपयोगी समाप्ति प्रश्न: यदि वही आदेश कल पुनः जारी किया जाए, तो इस घटना के कारण प्रासंगिक उत्पादन, नियंत्रण, दस्तावेज़ीकरण या संचार प्रक्रिया में क्या भिन्नता आएगी?
परियोजना संदर्भ: आपूर्तिकर्ता द्वारा व्याख्या शुरू करने से पहले घटना को परिभाषित करें
जब कई अलग-अलग प्रश्न शुरू से ही एक साथ मिला दिए जाते हैं, तो सुधारात्मक कार्रवाई की समीक्षा करना कठिन हो जाता है। एक व्यक्ति प्रतिस्थापन मात्रा पर चर्चा कर रहा है, दूसरा यह पूछ रहा है कि क्या बैच के शेष भाग पर भी प्रभाव पड़ा है, और कोई और पहले ही संभावित तकनीकी कारण पर बहस कर रहा है। इन चर्चाओं के विस्तारित होने से पहले, परियोजना को घटना का एक स्थिर विवरण आवश्यक है।
पहला कार्य यह निर्धारित करना नहीं है कि कौन दोषी है। यह है कि जो कुछ ज्ञात है, उसे स्थापित करना।
उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि किसी स्थापित परियोजना में कई इकाइयाँ एक ही असामान्य व्यवहार प्रदर्शित कर रही हैं। उपयोगी प्रारंभिक रिकॉर्ड ‘पूरा बैच दोषपूर्ण है’ नहीं है। यह कुछ ऐसा है: एक परिभाषित संख्या में इकाइयों ने एक विशिष्ट लक्षण प्रदर्शित किया है, एक निश्चित संख्या में इकाइयों की जाँच की गई है, वे एक ज्ञात आदेश या बैच संदर्भ से संबंधित हैं, और परियोजना टीम ने तत्काल संचालन प्रभाव की पहचान की है।
यह अंतर पुष्टि की गई प्रभावित मात्रा और संभावित रूप से प्रभावित क्षेत्र यह महत्वपूर्ण है। यदि चालीस नमूनों के निरीक्षण में तीन इकाइयाँ विफल हो जाती हैं, तो परियोजना में तीन पुष्टि किए गए विफलता मामले होते हैं और एक बड़ी आबादी हो सकती है जिसकी समीक्षा की आवश्यकता हो सकती है। अभी तक यह साबित नहीं हुआ है कि पूरे ऑर्डर की प्रत्येक इकाई में यही स्थिति है।
पहली शिकायत को अंतिम सीमा के रूप में न लें। प्रभावित आबादी को साक्ष्य के आधार पर विस्तारित या संकुचित किया जाना चाहिए। किसी प्रारंभिक अनुमान को पुष्टित बैच निष्कर्ष के रूप में मान लेना नियंत्रण उपायों, प्रतिस्थापन मात्रा और मूल कारण विश्लेषण को विकृत कर सकता है।
उत्पाद पहचान भी सुसंगत बनी रहनी चाहिए। यदि समस्या किसी व्यापक उत्पाद समूह के सामग्री से संबंधित है, तो पुष्टि किया गया LED डिस्प्ले थोक / उत्पाद सीमा या Led स्क्रीन पैनल पृष्ठ एक साझा वाणिज्यिक संदर्भ प्रदान कर सकता है। NCR स्वयं में अभी उपलब्ध सबसे विशिष्ट ऑर्डर, बैच और प्रभावित वस्तु की जानकारी का उपयोग करना चाहिए।
एनसीआर को वास्तविक उत्पाद के दायरे से जुड़ा रखें
कैबिनेट प्रारूप, आदेश संदर्भ और प्रभावित मात्रा को सुधारात्मक कार्रवाई की चर्चा के दौरान पूरी तरह से जुड़ा रखना चाहिए। केवल एक श्रेणी का नाम बैच-स्तरीय जांच के लिए बहुत व्यापक है।
एलईडी स्क्रीन पैनल देखें
दोहराए गए आदेशों के लिए उत्पाद के नाम से अधिक ट्रेसैबिलिटी की आवश्यकता होती है
जब खरीद इतिहास में कई कैबिनेट या पैनल प्रारूप मौजूद हों, तो सुधारात्मक कार्रवाई अभिलेख को स्पष्ट रूप से बताना चाहिए कि कौन सी सामग्री शामिल थी और किन भविष्य के आदेशों पर रोकथाम का उपाय लागू किया जाना चाहिए।
उत्पादों की जाँच करेंएक संचार अधिकारी को इस रिकॉर्ड को भी साथ में रखना चाहिए। सेवा टीम द्वारा रखे गए फ़ोटो, खरीद टीम द्वारा रखे गए ऑर्डर संदर्भ और साइट टीम द्वारा रखे गए संचालन विवरण, जब वे आपूर्तिकर्ता तक अलग-अलग, अजुड़े हुए संदेशों के रूप में पहुँचते हैं, तो वे कहीं कम उपयोगी होते हैं। एकल सुधारात्मक कार्रवाई धागा दोनों पक्षों को एक ही घटना की परिभाषा के आधार पर काम करने का बेहतर अवसर प्रदान करता है।
एक एनसीआर में यह दर्ज किया जाना चाहिए कि क्या हुआ, न कि किसी के विचार में क्या हुआ।
जब कोई एनसीआर एक ट्रेस करने योग्य तथ्यात्मक शुरुआती बिंदु बनाता है, तो वह उपयोगी होता है। जब संदिग्ध कारणों को ऐसे लिखा जाता है मानो वे पहले से ही सिद्ध हो चुके हों, तो वह कम उपयोगी हो जाता है।
“खराब गुणवत्ता”, “घटक समस्या” या “उत्पादन दोष” जैसे कथन अंततः सही साबित हो सकते हैं, लेकिन इनमें से कोई भी कथन घटना का इतना अच्छा वर्णन नहीं करता कि वह अकेले किसी तकनीकी जांच का समर्थन कर सके। ये निष्कर्ष हैं।
एक बेहतर रिकॉर्ड दृश्यमान सूचना से शुरू होता है: समस्या कहाँ प्रकट हुई, डिस्प्ले ने क्या किया, यह कब घटित हुआ, यह कितनी बार घटित हुआ, कौन-सी वस्तुएँ पुष्टि की गई हैं कि प्रभावित हैं और कौन-से प्रमाण उपलब्ध हैं।
उदाहरण के लिए, “रीस्टार्ट के बाद एक डिस्प्ले खंड अंधेरा बना रहा” एक उपयोग करने योग्य अवलोकन है। किसी आंतरिक घटक को बिना समर्थनकारी प्रमाण के कारण के रूप में नामित करना अवलोकन को धारणा में बदल देता है।
लक्षण और मूल कारण अलग-अलग रिकॉर्ड हैं
लक्षण: जो कुछ प्रोजेक्ट टीम अवलोकित या पुनरुत्पादित कर सकती है।
संदिग्ध कारण: एक जाँच की दिशा जिसके लिए अभी भी प्रमाण की आवश्यकता है।
पुष्टि किया गया मूल कारण: एक ऐसा तंत्र जिसे इतना मजबूत रूप से समर्थित किया गया है कि सुधारात्मक कार्रवाई को सीधे उससे जोड़ा जा सके।
प्रभावित मात्रा के संदर्भ की भी आवश्यकता होती है। "पाँच इकाइयाँ प्रभावित" का अर्थ अलग होता है, यदि पाँच जाँची गई इकाइयों में पाँच पाई गई हों, या सौ जाँची गई इकाइयों में पाँच पाई गई हों, या फिर किसी बड़ी जनसंख्या में पाँच पाई गई हों जिसकी अभी तक जाँच नहीं की गई है। जाँच की गई मात्रा को दर्ज करने से एक प्रारंभिक खोज को अंतिम विफलता दर या पूर्ण बैच मूल्यांकन के रूप में गलती से नहीं समझा जा सकता।
खरीदार की गुणवत्ता प्रणाली के आधार पर, एनसीआर में अंतिम व्याख्या शामिल हो सकती है या नहीं भी हो सकती है। इसका पहला कार्य यह सुनिश्चित करना है कि आपूर्तिकर्ता उसी समस्या की जाँच कर रहा है जिसका परियोजना टीम ने वास्तव में अनुभव किया है।
पहले नियंत्रण की कार्रवाई करें, लेकिन प्रतिस्थापन स्वतः ही एनसीआर को बंद नहीं करता
शिकायत के तुरंत बाद प्रतिस्थापन की ओर तुरंत बढ़ने का दबाव अक्सर होता है। जब स्थापना, हस्तांतरण या संचालन में बाधा उत्पन्न हो रही हो, तो यह समझ में आता है। तकनीकी जाँच में समय लगने के बावजूद भी वर्तमान परियोजना की रक्षा आवश्यक है।
यही नियंत्रण का उद्देश्य है।
सामग्री को बंद रखना
जब तक कारण की जाँच चल रही हो, वर्तमान जोखिम को नियंत्रित करें। घटना और सहमत परियोजना प्रतिक्रिया के आधार पर, इसमें संदिग्ध सामग्रि की पहचान करना, प्रभावित वस्तुओं को अलग करना, संबंधित इकाइयों की समीक्षा करना या अस्थायी प्रतिस्थापन कार्रवाई के समन्वय को शामिल किया जा सकता है।
सुधारात्मक कार्यवाही
समस्या पैदा करने वाली प्रदर्शित स्थिति को बदलें, फिर सत्यापित करें कि परिवर्तन काम करता है। स्थायी कार्रवाई को साक्ष्य के आधार पर करना चाहिए, न कि केवल अस्थायी उपाय को दोहराना।
जब प्रतिस्थापन सामग्री जल्दी पहुँच जाती है, तो यह अंतर विशेष रूप से महत्वपूर्ण हो जाता है। खरीद विभाग संभवतः वाणिज्यिक समस्या को हल किया गया मान सकता है, क्योंकि परियोजना जारी रखी जा सकती है। हालाँकि, आपूर्तिकर्ता-गुणवत्ता के दृष्टिकोण से, NCR अभी भी खुला हो सकता है।
प्रतिस्थापन तकनीकी मुद्दे के बंद होने से पहले वाणिज्यिक मुद्दे को बंद कर सकता है
यह दोहराए गए आदेशों के आपूर्तिकर्ता प्रबंधन में सबसे उपयोगी अंतरों में से एक है।
एक वाणिज्यिक समाधान इन प्रश्नों के उत्तर देता है: क्या प्रतिस्थापन सामग्री की व्यवस्था कर ली गई है, क्या परियोजना को पुनर्प्राप्त कर लिया गया है, और क्या तत्काल मात्रा विवाद का समाधान कर लिया गया है?
तकनीकी समापन विभिन्न प्रश्नों के उत्तर देता है: घटना का कौन-सा विफलता तंत्र स्पष्ट करता है, उस तंत्र को संबोधित करने के लिए कौन-सा स्थायी उपाय अपनाया गया है, उस उपाय की पुष्टि कैसे की गई, और अगले प्रासंगिक ऑर्डर में उसी स्थिति की पुनरावृत्ति को रोकने के लिए क्या किया जाएगा?
इन दोनों पथों की गति अलग-अलग हो सकती है। इन्हें एक ही चीज़ मान लेना एक सामान्य पुनरावृत्ति-ऑर्डर समस्या पैदा करता है: शिकायत गायब हो जाती है क्योंकि प्रतिस्थापन पूरा कर लिया गया है, लेकिन सुधारात्मक उपाय अगले उत्पादन चक्र तक कभी नहीं पहुँचता।
जब प्रतिस्थापन पहले से ही सहमति में हो चुका हो, तो NCR में अभी भी क्या खुला है, यह पूछें। यदि उत्तर 'कुछ नहीं' है, भले ही कोई समर्थित मूल कारण या स्थायी उपाय मौजूद न हो, तो शिकायत को तकनीकी रूप से बंद करने के बजाय वाणिज्यिक रूप से सुलझाया गया हो सकता है।
मूल कारण और 8D तर्क: कारण, उपाय और पुष्टि के बीच के संबंध का मूल्यांकन करें
अधिकांश खरीद टीम को प्रत्येक 8D अनुशासन की एक शैक्षिक व्याख्या की आवश्यकता नहीं होती है। उन्हें जो चाहिए, वह यह है कि वे यह आकलन कर सकें कि आपूर्तिकर्ता की सुधारात्मक कार्रवाई का प्रतिक्रिया तर्कसंगत है या नहीं।
व्यावहारिक क्रम अधिक सरल है:
समस्या को परिभाषित करें → वर्तमान जोखिम को नियंत्रित करें → समर्थित मूल कारण की पुष्टि करें → स्थायी सुधारात्मक कार्रवाई चुनें → कार्रवाई को लागू करें और सत्यापित करें → भविष्य के संबंधित आदेशों में रोकथाम को शामिल करें → यह निर्णय लें कि क्या घटना को बंद किया जा सकता है।
सबसे महत्वपूर्ण भाग प्रत्येक चरण के बीच का संबंध है।
प्रस्तावित मूल कारण वास्तव में विफलता के पैटर्न की व्याख्या करता है या नहीं?
एक कारण कथन को पहले से एकत्रित साक्ष्यों के संदर्भ में तर्कसंगत होना चाहिए। यदि प्रस्तावित तंत्र समस्या के कहाँ दिखाई देने, कब दिखाई देने या केवल कुछ विशिष्ट सामग्री को ही क्यों प्रभावित करने की व्याख्या नहीं कर सकता है, तो व्याख्या अभी भी अपूर्ण हो सकती है।
इसका अर्थ यह नहीं है कि प्रत्येक जाँच के लिए बड़ी मात्रा में डेटा की आवश्यकता होती है। इसका अर्थ है कि निष्कर्ष, "ऑपरेटर की गलती", "घटक की गुणवत्ता समस्या" या "निरीक्षण समस्या" जैसे सामान्य वाक्यांशों से अधिक मजबूत होना चाहिए। प्रतिक्रिया में यह दिखाना चाहिए कि यह व्याख्या इस विशिष्ट घटना के लिए क्यों उपयुक्त है।
क्या प्रतिक्रिया घटना के कारण और बचने या पता लगाने के कारण के बीच अंतर स्पष्ट करती है?
एक मजबूत आपूर्तिकर्ता प्रतिक्रिया को दो अलग-अलग प्रश्नों के उत्तर देने चाहिए: पहला, कौन-सी स्थिति गैर-अनुपालन के घटित होने को संभव बनाती है; और दूसरा, कौन-सी स्थिति इसे आपूर्तिकर्ता के मौजूदा नियंत्रणों से बिना पता लगाए या रोके गुजरने देती है।
एलईडी डिस्प्ले कैबिनेट या मॉड्यूल की समस्या के मामले में, सुधारात्मक कार्रवाई का अभिलेख आपत्तिजनक सामग्री को संबंधित ऑर्डर या बैच से जोड़े रखना चाहिए, अवलोकित लक्षण के मूल्यांकन का वर्णन करना चाहिए, प्रमाणों द्वारा समर्थित स्थिति की पहचान करनी चाहिए और यह स्पष्ट करना चाहिए कि मौजूदा प्रक्रिया या निरीक्षण नियंत्रण शिपमेंट से पहले समस्या को क्यों रोक नहीं पाए। इसके लिए खरीदार को घटक विफलता की पूर्व-धारणा लेने की आवश्यकता नहीं है; यह आपूर्तिकर्ता से घटना और बच निकलने (एस्केप) दोनों से संबंधित प्रमाणों को जोड़ने की आवश्यकता रखता है।
क्या स्थायी कार्रवाई जिस स्थिति को कारण के रूप में पहचाना गया है, उसे बदलती है?
यहाँ कमजोर सुधारात्मक कार्रवाई रिपोर्ट्स अक्सर स्पष्ट हो जाती हैं।
यदि बताया गया मूल कारण एक उत्पादन स्थिति से संबंधित है, लेकिन सुधारात्मक कार्रवाई केवल “अंतिम निरीक्षण में वृद्धि” है, तो यह कार्रवाई अधिक विफलताओं का पता लगा सकती है, लेकिन उन्हें उत्पन्न करने वाली स्थिति में कोई परिवर्तन नहीं करती। पता लगाना (डिटेक्शन) और रोकथाम (प्रिवेंशन) स्वतः एक ही बात नहीं है।
यही चिंता "गुणवत्ता नियंत्रण को मजबूत करना", "कर्मचारियों के प्रशिक्षण में सुधार करना" या "अधिक ध्यान देना" जैसे कथनों पर भी लागू होती है। ये वाक्यांश सामान्य इरादे का वर्णन कर सकते हैं, लेकिन दोहराए गए ऑर्डर की टीम को अभी भी यह जानने की आवश्यकता होती है कि व्यवहार में क्या बदलाव आया है।
एक उपयोगी अनुवर्ती प्रश्न है: कौन-सी प्रक्रिया बदली गई? इस बदलाव का स्वामित्व किसके पास है? इसके होने का कौन-सा अभिलेख दर्शाएगा? अगले संबंधित ऑर्डर पर क्या जाँच की जाएगी?
क्या कार्य की पुष्टि की गई, या केवल पूरा किया गया?
"सुधारात्मक कार्य पूर्ण" का अर्थ है कि किसी व्यक्ति ने कोई क्रिया की है। यह स्वतः यह नहीं दर्शाता कि यह क्रिया प्रदर्शित समस्या का समाधान करने में सफल रही।
पुष्टि का उद्देश्य यह निर्धारित करना होना चाहिए कि चुनी गई क्रिया ने अभिप्रेत नियंत्रण प्राप्त किया या नहीं। सटीक साक्ष्य घटना और परिवर्तन के प्रकार पर निर्भर करता है, अतः प्रत्येक LED डिस्प्ले गुणवत्ता समस्या पर एक ही पुष्टि विधि लागू नहीं की जानी चाहिए।
प्रबंधन संबंधी प्रश्न अपरिवर्तित रहता है: कौन-सा प्रमाण यह सुनिश्चित करता है कि परियोजना टीम ‘आपूर्तिकर्ता ने कुछ बदल दिया’ से ‘यह परिवर्तन पहचाने गए विफलता तंत्र को संबोधित करता है’ की ओर आगे बढ़ सकती है?
साक्ष्यों के साथ एक संक्षिप्त 8D आम शब्दों से भरी लंबी 8D से अधिक प्रभावी हो सकती है
दस्तावेज़ की लंबाई आपूर्तिकर्ता की गुणवत्ता नहीं है।
एक संक्षिप्त सुधारात्मक कार्रवाई का उत्तर तब प्रभावी हो सकता है जब समस्या की परिभाषा सटीक हो, नियंत्रण के क्षेत्र को स्पष्ट रूप से परिभाषित किया गया हो, कारण के समर्थन में प्रमाण उपलब्ध हों, स्थायी कार्रवाई उसी कारण से मेल खाती हो और सत्यापन स्पष्ट रूप से समझ में आता हो।
इसके विपरीत, एक लंबी रिपोर्ट भी कमज़ोर हो सकती है यदि प्रत्येक खंड में चमकदार भाषा हो, परंतु स्पष्ट कारण-प्रभाव संबंध न हो। अतः खरीद एवं परियोजना-गुणवत्ता टीमों को रूपांकन के पूरा होने को समापन का प्रमाण न मानकर, उत्तर के तार्किक आधार की समीक्षा करनी चाहिए।
दोहराव वाले ऑर्डर की रोकथाम: ‘अधिक सावधान रहने’ के वादे के बजाय एक दृश्यमान परिवर्तन की तलाश करें
यह प्रश्न सुधारात्मक कार्रवाई को शिकायत ईमेल से निकालकर भविष्य की उत्पादन प्रक्रिया में ले जाता है।
एक आपूर्तिकर्ता व्यावसायिक रूप से प्रतिक्रिया दे सकता है, प्रभावित सामग्री को त्वरित रूप से प्रतिस्थापित कर सकता है और घटना के दौरान अच्छी तरह से संचार कर सकता है। ये उपयोगी गुण हैं, लेकिन ये अकेले यह नहीं दर्शाते कि समान विफलता क्रियाविधि को रोका गया है।
दोहराए गए ऑर्डर की रोकथाम के लिए, समर्थित मूल कारण से जुड़ा कोई पहचानने योग्य परिवर्तन होना चाहिए। घटना के आधार पर, यह परिवर्तन उत्पादन नियंत्रण, प्रक्रिया निर्देश, आंतरिक रिकॉर्ड, ट्रेसैबिलिटी आवश्यकता, तकनीकी समीक्षा बिंदु या संचार पथ में दिखाई दे सकता है।
महत्वपूर्ण शब्द है पहचानने योग्य .
"हम अगली बार अधिक ध्यान देंगे" की पुष्टि नहीं की जा सकती। "गुणवत्ता को मज़बूत किया जाएगा" अगली उत्पादन टीम को यह नहीं बताता कि उन्हें पहले से अलग क्या करना चाहिए। एक रोकथाम उपाय इतना स्पष्ट प्रमाण छोड़ना चाहिए कि कोई भी व्यक्ति जो मूल शिकायत में शामिल नहीं था, फिर भी संबंधित नियंत्रण को समझ सके।
सुधारात्मक कार्रवाई को मूल सेवा वार्तालाप में फँसे रहने की अनुमति न दें
यह दोहराए जाने वाले B2B खरीद के मामले में एक सामान्य संगठनात्मक जोखिम है।
मूल शिकायत को संभालने वाले लोग अगले ऑर्डर का प्रबंधन करने वाले लोग नहीं हो सकते हैं। कई महीनों बाद, एक और खरीद संपर्क, परियोजना प्रबंधक या उत्पादन टीम दोहराए गए ऑर्डर को प्राप्त कर सकती है। यदि सुधारात्मक कार्रवाई केवल एक पुराने ईमेल विषय में मौजूद है, तो अगला ऑर्डर पिछली विफलता से कोई व्यावहारिक कड़ी के बिना शुरू हो सकता है।
इसलिए एक मज़बूत बंद करने की प्रक्रिया घटना और दोहराए गए ऑर्डर के बीच निरंतरता बनाती है।
यह वह बिंदु है जहाँ एक NCR केवल शिकायत-संभालने का दस्तावेज़ नहीं रहता, बल्कि आपूर्तिकर्ता प्रबंधन के लिए उपयोगी जानकारी बन जाता है।
खरीदार के इनपुट्स: आपूर्तिकर्ता को सही समस्या की जांच करने के लिए पर्याप्त संदर्भ प्रदान करें
कोई परियोजना टीम को आपूर्तिकर्ता से संपर्क करने से पहले मूल कारण का निदान करने की आवश्यकता नहीं होती है। वास्तव में, यदि जल्दी बहुत जल्दी प्रयास किया जाए, तो शिकायत में धारणाएँ शामिल हो जाने के कारण जांच कठिन हो सकती है।
अधिक उपयोगी दृष्टिकोण एक संक्षिप्त प्रमाण पैकेज प्रदान करना है जो घटना और उसके परियोजना प्रभाव को परिभाषित करता है।
एक स्पष्ट घटना पैकेज भी मूल पुनर्निर्माण के लिए नष्ट हुए समय को कम करता है। बजाय कई आदान-प्रदान के जिसमें यह पहचानने का प्रयास किया जाता है कि कौन-सा ऑर्डर, कौन-सी मात्रा और कौन-सा लक्षण चर्चा में है, दोनों पक्ष एक ही तथ्यात्मक रिकॉर्ड से प्रारंभ कर सकते हैं।
यह विशेष रूप से तब उपयोगी है जब सुधारात्मक कार्यवाही का समय-सीमा दोहराए गए खरीद पर प्रभाव डालता है। खरीद विभाग तत्काल अवरोध के लिए अभी भी आवश्यक सूचना को अगले ऑर्डर को मंजूरी देने से पहले आवश्यक प्रमाण से अलग कर सकता है।
फैक्टरी समर्थन: एक ट्रेसेबल प्रतिक्रिया के लिए अनुरोध करें, बिना किसी निष्कर्ष की पूर्व-धारणा किए
सुधारात्मक कार्रवाई समर्थन को विशिष्ट परियोजना और घटना के लिए सहमति दी जानी चाहिए। आपूर्तिकर्ता-पक्ष का उपयोगी योगदान केवल एक एनसीआर या 8डी शीर्षक के साथ एक दस्तावेज़ तैयार करना नहीं है। इसका अर्थ है कि रिपोर्ट किए गए मुद्दे की समीक्षा करना, प्रभावित क्षेत्र को ट्रेस करने योग्य रखना, पुष्टि किए गए निष्कर्षों को खुले प्रश्नों से अलग करना और सहमत प्रतिक्रिया के समन्वय को सुनिश्चित करना।
जहाँ अस्थायी नियंत्रण या प्रतिस्थापन कार्रवाई लागू होती है और सहमति दी जाती है, वहाँ उसे तत्काल परियोजना प्रतिक्रिया के रूप में दृश्यमान बनाए रखना चाहिए, न कि यह साबित करने के रूप में प्रस्तुत करना कि मूल कारण पहले ही दूर कर दिया गया है।
इसी तरह, यदि उपलब्ध साक्ष्य अभी तक अंतिम मूल कारण का समर्थन नहीं करते हैं, तो उचित प्रतिक्रिया उस बिंदु को खुला रखना है, बजाय एक असमर्थित व्याख्या के साथ रिपोर्ट को बंद करने के।
एक विश्वसनीय प्रतिक्रिया में अनिश्चितता शामिल हो सकती है। “जांच अभी भी खुली है क्योंकि वर्तमान साक्ष्य दो संभावित क्रियाविधियों के बीच अंतर नहीं कर पाते हैं” एक आत्मविश्वासपूर्ण मूल कारण के कथन से अधिक उपयोगी है जिसका अवलोकित विफलता से कोई समर्थन या संबंध नहीं है।
यदि परियोजना द्वारा औपचारिक एनसीआर या 8डी प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, तो इस आवश्यकता को मुद्दे के प्रस्तुत करते समय स्पष्ट रूप से बताना चाहिए, ताकि अपेक्षित प्रारूप, सूचना और प्रतिक्रिया के दायरे की पुष्टि की जा सके—उन्हें अनुमानित नहीं किया जाना चाहिए।
सुधारात्मक कार्रवाई समीक्षा सारणी: मुद्दे को बंद घोषित करने से पहले क्या देखना चाहिए
यहाँ एक सारणी वास्तव में उपयोगी है। प्रत्येक खंड को एक जाँच सूची में बदलने के बजाय, नीचे दिए गए छह समीक्षा बिंदु खरीद और परियोजना-गुणवत्ता टीमों को सुधारात्मक कार्रवाई की एक पूर्ण श्रृंखला बनाने के लिए एक संक्षिप्त तरीका प्रदान करते हैं।
| समीक्षा बिंदु | क्या देखना चाहिए | चेतावनी संकेत |
|---|---|---|
| मुद्दे की परिभाषा | ट्रेसेबल ऑर्डर या बैच संदर्भ, अवलोकनीय लक्षण, पुष्टि की गई प्रभावित मात्रा और समर्थनकर्ता साक्ष्य। | व्यापक शिकायत भाषा या संदिग्ध कारण को स्थापित तथ्य के रूप में प्रस्तुत करना। |
| सामग्री को बंद रखना | एक परिभाषित अस्थायी कार्रवाई जो जाँच जारी रहने के दौरान वर्तमान परियोजना या संभावित रूप से प्रभावित सामग्री की रक्षा करती है। | प्रतिस्थापन को यह साक्ष्य माना जाता है कि स्थायी सुधारात्मक कार्रवाई पहले ही पूर्ण हो चुकी है। |
| कारण का साक्ष्य | एक प्रस्तावित तंत्र जो अवलोकित विफलता पैटर्न के अनुरूप है और प्रासंगिक साक्ष्य द्वारा समर्थित है, जिसमें घटना का कारण शामिल है और, जहाँ प्रासंगिक हो, यह भी कि मौजूदा नियंत्रण इस मुद्दे का पता क्यों नहीं लगा सके या इसे रोक नहीं सके। | कारण केवल लक्षण को दोहराता है या एक सामान्य कथन जैसे 'गुणवत्ता समस्या' पर आधारित है। |
| सुधारात्मक कार्यवाही | एक विशिष्ट परिवर्तन जो समर्थित विफलता तंत्र को संबोधित करता है। | निरीक्षण, प्रशिक्षण या ध्यान को मजबूत करने के सामान्य वादे, बिना यह परिभाषित किए कि वास्तव में क्या परिवर्तन हो रहा है। |
| सत्यापन | साक्ष्य जो यह दर्शाता है कि चुने गए सुधारात्मक उपाय ने अभिप्रेत नियंत्रण का उत्पादन किया या नहीं। | कार्य को पूर्ण चिह्नित किया गया है क्योंकि उसे किया गया था, प्रभावशीलता की कोई व्याख्या नहीं दी गई है। |
| अगले स्तर की रोकथाम | प्रासंगिक उत्पादन, नियंत्रण, प्रलेखन या संचार प्रक्रिया में एक दृश्य परिवर्तन जो अगले ऑर्डर में सीख को स्थानांतरित करता है। | घटना को बंद कर दिया गया है, लेकिन अगले उत्पादन चक्र में पहले की तरह ही ठीक वैसे ही कार्य किया जाएगा। |
पूर्ण तर्क आसानी से अनुसरण करने योग्य होना चाहिए: यह वह है जो घटित हुआ → यह वह है जो सुरक्षित रखा गया → यह साक्ष्य स्पष्ट करता है कि क्यों → यह कार्य कारण को बदलता है → प्रभावशीलता की जाँच इस प्रकार की गई → अगले प्रासंगिक आदेश से पूर्व क्या परिवर्तन होता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
एलईडी डिस्प्ले समस्या के लिए एक एनसीआर में कौन-सी जानकारी होनी चाहिए?
एक एनसीआर में प्रासंगिक आदेश या बैच, प्रभावित वस्तु या स्थान, अवलोकित विफलता, पुष्टि की गई प्रभावित मात्रा, जहाँ प्रासंगिक हो, समीक्षित मात्रा, उपलब्ध फ़ोटो या वीडियो, संचालन संदर्भ, खोज का कालक्रम और तत्काल परियोजना प्रभाव की पहचान करनी चाहिए। संदिग्ध कारणों को साक्ष्य द्वारा समर्थित होने तक स्पष्ट रूप से धारणाओं के रूप में पहचाना जाना चाहिए।
अवरोधन और सुधारात्मक कार्य में क्या अंतर है?
अवरोधन जाँच जारी रहने के दौरान वर्तमान परियोजना या संभावित रूप से प्रभावित सामग्री की सुरक्षा करता है। सुधारात्मक कार्य समस्या के समर्थित कारण को बदलता है। प्रतिस्थापन अवरोधन का हिस्सा हो सकता है, बिना यह सिद्ध किए कि पुनरावृत्ति को रोका गया है।
खरीदार को यह कैसे निर्धारित करना चाहिए कि मूल कारण के सबूत पर्याप्त हैं या नहीं?
जाँचें कि प्रस्तावित कारण वास्तविक विफलता पैटर्न की व्याख्या करता है या नहीं, क्या उपलब्ध सबूत उस क्रियाविधि का समर्थन करते हैं और क्या स्थायी सुधारात्मक कार्रवाई सीधे उस पर कार्य करती है। यदि ये तत्व आपस में जुड़े नहीं हैं, तो कारण को आगे की समीक्षा के लिए खुला रखा जाना चाहिए।
दोबारा ऑर्डर जारी करने से पहले क्या बदलाव किया जाना चाहिए?
समर्थित मूल कारण से जुड़ा एक परिभाषित बदलाव प्रासंगिक प्रक्रिया, नियंत्रण रिकॉर्ड, निर्देश, सत्यापन चरण, प्रलेखन या संचार पथ में दृश्यमान होना चाहिए। दोबारा ऑर्डर टीम को यह पुष्टि करने में सक्षम होना चाहिए कि बदलाव को लागू किया गया है, न कि यह सामान्य वादा पर भरोसा करना कि समस्या फिर से नहीं होगी।
केवल “हमारे पास एक समस्या है” के साथ प्रस्तुत न करें
यदि कोई एलईडी प्रदर्शन समस्या आपूर्तिकर्ता की समीक्षा के लिए आवश्यक है, तो प्रभावित सामग्री और विफलता पैटर्न को शुरू से ही समझने के लिए पर्याप्त जानकारी भेजें। इससे आपूर्तिकर्ता को नियंत्रण, तकनीकी जांच और किसी भी सुधारात्मक कार्रवाई के लिए स्पष्ट आधार मिलता है जो परियोजना द्वारा आवश्यक है।
यदि परियोजना के लिए कोई विशिष्ट एनसीआर या 8डी प्रतिक्रिया प्रारूप की आवश्यकता है, तो प्रारंभिक समस्या जानकारी के साथ उस आवश्यकता को शामिल करें ताकि अपेक्षित समीक्षा के दायरे की पुष्टि शुरुआत में ही की जा सके।
अपनी परियोजना समस्या ओयूबीओ एलईडी को सौंपें
