कॉर्पोरेट लॉबी एलईडी वॉल: आगंतुकों का स्वागत और नियंत्रण

आगंतुकों की आवश्यकता के अनुसार स्वागत संदेशों और ब्रांड सामग्री को क्रमबद्ध करें।

किसी कंपनी के पास बेहतरीन ब्रांड सामग्री हो सकती है, फिर भी आगंतुकों के चेक-इन करते समय उसे एक शांत स्क्रीन की आवश्यकता हो सकती है। लॉबी में स्वागत के लिए सर्वश्रेष्ठ एलईडी स्क्रीन अक्सर लगातार चलने वाला वीडियो लूप नहीं होता है। यह स्पष्ट प्राथमिकताओं वाले सीमित संदेशों का समूह होता है, जिसका उपयोग डेस्क पर होने वाली गतिविधियों के अनुसार किया जाता है।

किसी निर्धारित समूह के आगमन के लिए, संगठन द्वारा अनुमोदित अभिवादन को सामान्य ब्रांड क्रम से कुछ समय के लिए प्राथमिकता दी जा सकती है। यह उस सामान्य सुबह से अलग है जब कोई आगंतुक आने की उम्मीद नहीं होती, क्योंकि उस समय कंपनी का सामान्य स्वागत और चुनिंदा ब्रांड सामग्री ही पर्याप्त होती है। दोनों ही स्थितियों में समान मात्रा में जानकारी दिए बिना भी दृश्य पहचान साझा की जा सकती है।

जब आगमन एक ही समय पर होते हैं तो समय का प्रबंधन करना मुश्किल हो जाता है। देर से होने वाली बैठक, जल्दी आने वाला प्रतिनिधिमंडल और अचानक आने वाले आगंतुक के लिए एक साथ तीन व्यक्तिगत बैनर लगाने की आवश्यकता नहीं होती। बहुत सारे शुभकामना संदेश दिखाने से दीवार की उपयोगिता कम हो सकती है और इससे ऐसी जानकारी भी सामने आ सकती है जिसे संगठन को सार्वजनिक रूप से प्रदर्शित करने की आवश्यकता नहीं है।

रिसेप्शन एलईडी कंटेंट शेड्यूलिंग में इस प्रकार स्पष्ट रूप से निर्धारित, स्वीकृत संदेशों को उस सामग्री से अलग किया जाना चाहिए जो दीवार के खाली होने पर कभी भी चल सकती है। एक सार्थक ब्रांड अनुक्रम में कंपनी की पहचान, चुनिंदा उपलब्धियां या स्वीकृत चित्र शामिल हो सकते हैं, लेकिन इसे प्रासंगिक आगमन संदेश के लिए स्पष्ट रूप से रास्ता देना चाहिए और जब वह संदेश अप्रचलित हो जाए तो वापस लौट जाना चाहिए।

प्रस्तावित प्रकाशन प्रक्रिया में मैन्युअल चयन या निर्धारित प्लेलिस्ट का उपयोग किया जा सकता है; दोनों ही विकल्प तभी स्वीकार्य हैं जब वे कर्मचारियों की उपलब्धता के अनुरूप हों और उनका प्रदर्शन किया जा सके। यह देखने के लिए कहें कि स्वागत संदेश का चयन कैसे होता है, वह कब गायब होता है और इसके बाद वॉल पर क्या दिखाई देता है। एक सहज प्रचार प्रदर्शन सामान्य कार्यदिवस के परीक्षण का विकल्प नहीं है।

रिसेप्शन को एक सुव्यवस्थित अपडेट और अनुमोदन वर्कफ़्लो प्रदान करें।

सबसे आकर्षक स्क्रीन डिज़ाइन भी तब परेशानी का सबब बन जाता है जब हर बार आगंतुक के योजना बदलने पर रिसेप्शन को मार्केटिंग विभाग को फोन करना पड़ता है। इसी तरह, अनियंत्रित संपादन से कर्मचारियों को ब्रांडिंग और गोपनीयता संबंधी ऐसे निर्णय लेने के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है जो उन्हें कभी लेने नहीं चाहिए थे।

सामान्य आगमन के लिए, रिसेप्शन को आदर्श रूप से अनुमोदित सामग्री का उपयोग करना चाहिए। कर्मचारियों को पहले से तैयार अभिवादन का चयन करने, उपयुक्त प्रदर्शन अवधि की पुष्टि करने या डिफ़ॉल्ट संदेश को पुनर्स्थापित करने की आवश्यकता हो सकती है। नए ब्रांडेड एसेट्स बनाना या किसी व्यक्ति के विवरण के सार्वजनिक उपयोग को अनुमोदित करना एक अलग जिम्मेदारी है और इसके लिए एक नामित अनुमोदन अधिकारी की आवश्यकता है।

मान लीजिए कोई प्रतिनिधिमंडल अपेक्षा से पहले आ जाता है। यदि उनके संगठन स्तर के अभिवादन को पहले ही मंजूरी मिल चुकी है, तो स्वागत पर्यवेक्षक उन्हें पहले आने का अनुरोध कर सकता है। यदि आगंतुक व्यक्तिगत नामों या अस्वीकृत लोगो वाले नए संदेश की मांग करता है, तो यह बदलाव सीधे दीवार पर भेजने के बजाय संबंधित अनुमोदक को भेजा जाना चाहिए।

प्रोजेक्ट के मालिकों को यह तय करना चाहिए कि बदलाव का अनुरोध कौन करेगा, उसे कौन मंज़ूरी देगा, कौन उसे प्रकाशित करेगा और कौन उसे हटाएगा। शेड्यूल का मालिक विज़िट की पुष्टि कर सकता है; ब्रांड ऑपरेशंस विज़ुअल सामग्री को मंज़ूरी दे सकते हैं; और रिसेप्शन उस दिन की कार्रवाई के लिए ज़िम्मेदार हो सकता है। इन भूमिकाओं को एक छोटी टीम में संयोजित किया जा सकता है, लेकिन जवाबदेही समाप्त नहीं होनी चाहिए।

नियंत्रण व्यवस्था चुनने से पहले, प्रस्तावित आपूर्तिकर्ता या सॉफ़्टवेयर प्रदाता से सामान्य अपडेट और मैन्युअल ओवरराइड का प्रदर्शन करने के लिए कहें। जांचें कि क्या उपयोगकर्ता भूमिकाओं को अलग किया जा सकता है, क्या वर्तमान सामग्री की पहचान की जा सकती है और गलत संदेश प्रकाशित होने पर कर्मचारी कैसे पुनः प्राप्त कर सकते हैं। ये परियोजना संबंधी प्रश्न हैं, प्रत्येक एलईडी वॉल पैनल उत्पाद के सत्यापित कार्य नहीं।

आगंतुकों की जानकारी की सुरक्षा करें और समय सारिणी में होने वाले परिवर्तनों को संभालें।

लॉबी एक सार्वजनिक स्थान है। कर्मचारी, ठेकेदार, डिलीवरी ड्राइवर और अन्य आगंतुक सभी दीवार को देख सकते हैं, इसलिए एक अच्छे इरादे से दिया गया व्यक्तिगत अभिवादन भी कंपनी के इरादे से कहीं अधिक बातें उजागर कर सकता है।

किसी को यह महसूस कराने के लिए कि उनसे मिलने की अपेक्षा की जा रही है, आमतौर पर उनका पूरा नाम दिखाना आवश्यक नहीं होता। एक सामान्य स्वागत संदेश या संगठन द्वारा स्वीकृत संदेश अक्सर वही उद्देश्य पूरा कर सकता है। यदि नाम या बैठक की जानकारी प्रदर्शित करने का प्रस्ताव है, तो सुविधा और गोपनीयता टीमों को यह निर्धारित करना चाहिए कि क्या उचित है, इसे कौन अनुमोदित करता है और संगठन के लागू नियमों के अनुसार इसे कितने समय तक प्रदर्शित किया जा सकता है।

निजता का असर बदलावों को संभालने के तरीके पर भी पड़ता है। किसी मीटिंग के रद्द होने, मीटिंग में देरी होने या आगंतुक के आने के बाद स्वीकृत अभिवादन गलत हो सकता है। यदि शेड्यूल का मालिक बदलाव की सूचना नहीं देता है, तो वॉल पर उस मुलाकात की घोषणा जारी रह सकती है जो पहले ही समाप्त हो चुकी है।

वापसी की एक स्पष्ट प्रक्रिया निर्धारित करें: रिसेप्शन पर बदलाव की सूचना दी जाए, जिम्मेदार व्यक्ति इसकी पुष्टि करे और अधिकृत ऑपरेटर संदेश को हटा दे या बदल दे। यदि जानकारी की पुष्टि नहीं हो पाती है, तो सबसे सुरक्षित संपादकीय विकल्प यह है कि बैठक का समय तय करने या यह अनुमान लगाने के बजाय कि कौन आने वाला है, सामान्य स्वागत का उपयोग किया जाए।

कार्यालय समय के बाद के संचालन पर भी उतना ही ध्यान देना चाहिए। जब डेस्क पर कोई कर्मचारी मौजूद न हो, तो सामग्री अनुसूची इस बात पर निर्भर नहीं होनी चाहिए कि कोई व्यक्तिगत अभिवादन हटाना याद रखेगा। यह पूछें कि निर्धारित सामग्री समाप्त होने या प्रकाशन में कोई बदलाव विफल होने पर प्रस्तावित प्रणाली वास्तव में क्या करती है, और उस पर भरोसा करने से पहले उत्तर की पुष्टि कर लें।

यह दीवार केवल स्वीकृत जानकारी प्रदान करती है; यह भवन में प्रवेश नियंत्रण, औपचारिक आगंतुक पंजीकरण, आपातकालीन संदेश या अन्य अधिकृत सुरक्षा प्रक्रियाओं का विकल्प नहीं है।

लॉबी की सामग्री और नियंत्रण संबंधी संक्षिप्त जानकारी तैयार करें।

इस चरण तक, डिस्प्ले पर चर्चा स्क्रीन के आकार और पसंदीदा ब्रांड एनीमेशन से कहीं अधिक विशिष्ट होनी चाहिए। कॉर्पोरेट सुविधा प्रबंधक, रिसेप्शन प्रमुख और ब्रांड संचालन टीमें आगंतुक अनुभव का एक ही विवरण परियोजना समीक्षा में प्रस्तुत करके अधिक ठोस निर्णय ले सकती हैं।

एक संक्षिप्त विवरण आमतौर पर दृश्य संदर्भों के एक बड़े फोल्डर से अधिक उपयोगी होता है। इसमें वास्तविक आगमन मार्ग का वर्णन होना चाहिए और यह स्पष्ट होना चाहिए कि दीवार स्थापित होने के बाद जानकारी का स्वामित्व किसके पास रहेगा।

लॉबी की तस्वीरें, प्रस्तावित दीवार का स्थान और सामान्य, निर्धारित और रद्द किए गए दौरे की सामग्री के कुछ उदाहरण शामिल करें। ये इनपुट दिखाते हैं कि कोई डिज़ाइन केवल प्रस्तुति मॉकअप में ही नहीं, बल्कि वास्तविक स्वागत अनुभव के लिए भी उपयुक्त है या नहीं।

डिस्प्ले के लिए, निकटतम सामान्य देखने की स्थिति, दिन के उजाले की स्थिति, उपलब्ध दीवार की जगह और सेवा-पहुँच संबंधी बाधाओं को रिकॉर्ड करें। ये विवरण हार्डवेयर विकल्पों को सीमित करने में सहायक होते हैं, जबकि प्रस्तावित सामग्री-प्रबंधन सेटअप के लिए शेड्यूलिंग और उपयोगकर्ता अनुमतियों का अलग से मूल्यांकन किया जाना चाहिए।

किसी प्रवेश क्षेत्र में दीवार पर लगाए जाने वाले डिस्प्ले के दृश्य पैमाने का मूल्यांकन करने में परियोजना टीम की मदद मौजूदा आंतरिक इंस्टॉलेशन से की जा सकती है। हालांकि, इससे यह निर्धारित नहीं किया जा सकता कि रिसेप्शन स्टाफ आगंतुकों के संदेशों को कैसे स्वीकृत, शेड्यूल या रद्द करेगा।

उस संदर्भ में, रिसेप्शन टीमों के लिए लॉबी डिस्प्ले विकल्प भौतिक स्थान और प्रस्तावित सामग्री सेटअप की सत्यापित क्षमताओं के आधार पर इसकी समीक्षा की जा सकती है। केवल आपूर्तिकर्ता के दस्तावेज़ या परियोजना प्रदर्शन से समर्थित जानकारी की ही तुलना करें; केवल प्रदर्शन श्रेणी से ही संपूर्ण आगंतुक-प्रबंधन कार्यप्रणाली स्थापित नहीं होती है।

एक सफल कॉर्पोरेट लॉबी एलईडी आगंतुक स्वागत कंपनी को अपनी सारी बातें बताने की ज़रूरत नहीं है। उसे आगमन के सही समय पर सही संदेश देना चाहिए, योजनाओं में बदलाव होने पर एक भरोसेमंद डिफ़ॉल्ट विकल्प चाहिए और रिसेप्शन पर काम करने वाले लोगों को उचित मात्रा में नियंत्रण देना चाहिए।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न