EN
Hotellin tanssisaaliita ei yleensä käytetä yhdessä asennossa koko päivän ajan. Aamulla järjestettävä konferenssi saattaa vaatia koko tilan, lounaan jälkeen voidaan järjestää kaksi pienempää työpajatilaisuutta liikuteltavan väliseinän takana, ja illalla sama tila voidaan avata uudelleen yhdeksi tanssisaaliiksi.
Näyttö itse voi pysyä samassa rakennuksessa, mutta sen ympärillä oleva käyttötilanne muuttuu joka kerralla. Siksi hotellitiimien tulisi arvioida Led-videopinnin toimittajat sitä, miten tanssisaaliita todellisuudessa käytetään: miten tilojen tila muuttuu, kuka hallinnoi seuraavaa lähdettä, mitä operaattorin on muistettava ja kuinka nopeasti tila täytyy olla valmis seuraavaan varaukseen.
Tällaisessa hankkeessa hyödyllinen kysymys ei ole pelkästään »Minkä LED-seinän meidän pitäisi asentaa?« vaan »Kuinka estämme jokaisen tilan vaihdon muodostumasta uudeksi ääni- ja kuvajärjestelmän asennukseksi?«
Käytännöllinen tavoite on yksinkertainen: kun tanssilattia vaihtuu tutusta tilasta toiseen, ääni- ja kuvatiimien tulisi jo tietää, mikä tila on käytössä, kuka tarjoaa lähteen ja miltä valmis asennus näyttää.
Todellinen hanke alkaa päivällä tanssilattialla
Tanssilattian piirros näyttää seinät, ovet ja väliseinät. Siinä ei näy todellisen tapahtumapäivän paineita.
Kuvittele, että aamun yleiskokous kestää viisitoista minuuttia liian kauan. Samanaikaisesti pöytäpalvelutyöntekijät odottavat huoneen jakamista, kaksi iltapäivän puhujaa on saapunut eri esityksillä ja ulkopuolinen tuotantotiimi kysyy, milloin se voi kytkentää laitteet illan tapahtumaan. Näyttö on vain yksi osa tätä muutosta.
Tämän vuoksi projektikontekstin tulisi sisältää enemmän kuin pelkät näyttöjen mitat. Hotellin ja ääni- ja kuvateknisen tiimin tulee kuvata ne salikonfiguraatiot, joita he todellisuudessa myyvät, tapahtumat, jotka yleensä käyttävät näitä konfiguraatioita, henkilöt, jotka normaalisti hoitavat niitä, sekä aika, joka on käytettävissä varauksien välillä.
Salissa, jossa on yksi pysyvä sisäinen teknikko, on erilainen siirtovastuun ongelma kuin hotellissa, joka järjestää säännöllisesti ulkoisia tuotantoyhtiöitä. Samoin yöllinen salin uudelleenkäynnistys antaa tiimille enemmän vapautta kuin lyhyt konferenssivaihto.
Nuo erot vaikuttavat toimintasuunnitelmaan ennen kuin kukaan alkaa keskustelemaan siitä, kuinka monta esiasetusta olisi kätevää.
Käsittele yhdistettyjä ja jaettuja tiloja eri toimintatilanteina
Oletetaan, että sali on myyty nimellä Sali A+B kun se on auki ja nimellä Sali A ja Sali B kun se on jaettu. On houkuttelevaa ajatella jaettua tilannetta samana järjestelmänä, jossa keskellä on erottava seinä.
Toiminnallisesti tilanne voi olla kuitenkin hyvin erilainen.
Kun sali on yhdistetty
Tiimi voi hallinoida yhtä esitysaihetta, yhtä esitysympäristöä ja yhtä tapahtuman vastuullista henkilöä. Näyttöasettelua voidaan pitää yhden tilan tuloksena.
Kun suuri sali on jaettu kahteen osaan
Molemmilla puolilla voi olla eri puhujat, eri sisältölähteet ja eri henkilöt, jotka pyytävät muutoksia. Yksi tila voi myös pysyä käytössä, kun toinen valmistellaan.
Tämä ero vaikuttaa ilmeiseltä, mutta juuri siitä alkaa monia vältettäviä ongelmia. Jos toimintatilaa ei ole koskaan määritelty selkeästi, teknikot joutuvat päättelemään tapahtumapäivänä, mikä lähteistä kuuluu mihinkin paikkaan, mitä voidaan turvallisesti muuttaa ja mitkä aiemmat asetukset on peruttava.
Vahvemmassa projektissa dokumentoidaan tarkoittu tulos jokaiselle yleiselle tilatilalle ilman, että väitetään tietyn prosessorin tai ohjaimen tarjoavan sen automaattisesti.
Älä kirjoita varhaiseen vaatimusdokumenttiin ilmaisua »yhdellä kosketuksella jaettu huoneen esiasetus«, vaan kuvaile todellinen vaatimus: kun erottava seinä sulkeutuu, huone A:n tulee toimia sen tarkoitetun tapahtuman lähteen mukaisesti, kun taas huone B:tä voidaan valmistella riippumattomasti toiseen tapahtumaan.
AV-integraattori voi sen jälkeen päättää, miten valittu ohjausarkkitehtuuri saavuttaa kyseisen tuloksen. Tämä estää toiminnallisen vaatimuksen sekoittamisen jo vahvistettuksi ominaisuudeksi.
Esiasetukset pitäisi poistaa toistuvia päätöksiä, ei luoda niitä lisää
Esiasetukset ovat hyödyllisiä, koska hotellitapahtumat toistuvat. Ne menettävät hyödyllisyytensä, kun jokainen pieni muunnelma saa oman nimensä ja käyttäjän täytyy muistaa, mikä kahdestakymmenestä lähes identtisestä vaihtoehdosta sopii tänä päivänä tehtävään varaukseen.
Parempi lähestymistapa on standardoida tilat, jotka esiintyvät tarpeeksi usein, jotta niillä olisi yhteinen toimintaviite.
Yhden hotellin tapauksessa tämä voi olla esimerkiksi kokonainen sali kokoustilanteessa, kahden tilan työpaja-tilanne ja ulkoisen tuotannon siirto-tilanne. Toisessa paikassa saattaa tarvita eri joukko tiloja. Kyse ei ole lukumäärästä. Tärkeintä on, että jokainen tila kuvailee tilannetta, jonka henkilökunta todella tunnistaa.
Esiasetuksen nimen tulisi olla ymmärrettävä seuraavalle käyttäjälle
Tunnisteet kuten "Esiasetus 03", "Asiakkaan asetukset" tai "Ilta-ajon tila" ovat helppolukuisia silloin, kun niitä on luonut henkilö, joka seisoo ohjauspaneelin ääressä. Kuuden kuukauden kuluttua tai vuoronvaihdossa ne ovat paljon vähemmän hyödyllisiä.
Nimet, jotka liittyvät suoraan salin fyysiseen tilaan, ovat helpommin siirrettävissä: esimerkiksi "Yhdistetty sali – pääistunto" tai "Sali A / Sali B – erilliset tapahtumat".
Lähteen omistajuus on yhtä tärkeää kuin näytön asettelu
Huone voi näyttää fyysisesti täysin samalta kahdella eri päivällä, vaikka vastuu sen takana muuttuisi kokonaan.
Hotelli AV voi omistaa esityslähteen arkipäiväiselle konferenssille. Sama sali voi olla seuraavana iltana ulkoisen tuotantoyhtiön käytössä galassa. Saliympäristön tila ja lähteen omistaja tulisi siksi merkitä erikseen.
Palautettu esiasetus vaatii edelleen ihmisen tarkistuksen
Operaattorin ei pitäisi pitää ohjaustoimintoa itseään todisteena siitä, että sali on valmis. Hyödyllinen varmistus on paljon yksinkertaisempi: onko tarkoitettu sisältö näkyvissä tarkoitetussa salissa ja hyväksyykö seuraavan tapahtuman vastuuhenkilö asetukset?
Hyvä esiasetus vähentää muistityötä. Se ei kuitenkaan poista vastuuta lopputuloksen tarkistamisesta.
Mitä todellisuudessa hidastaa salinvaihtoja
Näyttöä syytetään usein liian hitaasta vaihdosta, mutta viive saattaa olla alkanut jo ennen kuin kukaan on koskenut näyttöä.
Banaquettitiimi sulkee erottimen, mutta kukaan ei ole vahvistanut, mikä esitys kuuluu tilaan B. Ulkoinen tiimi saapuu lähteellä, joka ei ollut osa alkuperäistä siirtoa. Iltateknikko kutsuu tilaa eri nimellä kuin aamuteknikko. Joku muuttaa aktiivista reittiä tietämättä, että toinen tapahtuma käyttää sitä edelleen.
Nämä ovat koordinaatio-ongelmia. Käytännöllisin tapa lyhentää vaihtoa on poistaa mahdollisimman monta päätöstä vaihtoikkunasta.
Suojaa edelleen käytössä olevaa salia
Vaativin tilanne ei useinkaan ole kokonaan uudelleenasetettu sali. Se on osittainen uudelleenasettaminen.
Huoneessa A voi edelleen olla yleisöä, kun henkilökunta valmistaa huonetta B seuraavaa istuntoa varten. Tässä tapauksessa "vaihtoajan nopeus" tarkoittaa myös tarpeettomien muutosten välttämistä aktiivisessa tapahtumassa. Saapuva tiimi tarvitsee tietoa siitä, mitä se voi valmistella ilman, että häiritään lähteen, näyttötilan tai käyttäjän työnkulkua toisella puolella erottavaa seinää.
Tuomaan epätavalliset tapahtumavaatimukset esille
Jos ulkopuolinen tuotantotiimi tarvitsee liittää tuttumattomia laitteita, tämä keskustelu tulisi käydä ennen ovensulkuja ja mieluiten ennen kuin huoneen nollaus alkaa. Vaihtoikkuna ei ole sopiva aika huomata, että saapuvan tiimin oletukset lähteen omistuksesta eivät vastaa hotellin suunnitelmaa.
Hotellit, jotka käyttävät säännöllisesti tilapäisiä tuotantolaitteita, voivat myös tarkistaa LED-näyttö tapahtumiin milloin vaatimus on todella tapahtumakohtainen. Tämä on erillinen toimintapäätös kiinteän salitilan asennuksesta.
Huollettavuus on toiminnallinen kysymys, ei pelkästään asennuskysymys
Hotellin näyttö voi olla fyysisesti toimiva, mutta silti vaikeasti saavutettavissa käytännössä, koska pallokamari on varattu jatkuvasti.
Hankkesuunnittelun aikana hotellin tulee tunnistaa realistiset pääsyvälit ja määrittää, kuka vastaa teknisestä huollosta tarvittaessa. Tämä keskustelu on hyödyllisempi kuin se, että huomataan myöhemmin, että ainoa käytännöllinen huoltoaika on ristiriidassa tilan kalenterin kanssa.
Mitä lähettää ennen pallokamarin LED-seinäehdotuksen pyytämistä
Kysely muuttuu paljon hyödyllisemmäksi, kun siinä kuvataan tilaa sen sijaan, että pyydetään vain ”suurta LED-näyttöä”.
Toimittaja ei tarvitse viisikymmensivuista käyttöoppaata. Pallokamariin liittyvä piirros, tavallisimmat tilan tilat ja lyhyt selitys tapahtumien järjestämisestä tarjoavat tiedot, jotka todella vaikuttavat ehdotukseen.
tanssilattia toimii yleisiä istuntoja varten A+B-tilana ja rinnakkaiskokouksia varten A/B-tilana. Hotellin ääni- ja kuvatekniikan henkilökunta hallinnoi yleensä molempia tiloja, mutta ulkoiset tuotantoyhtiöt ottavat usein ylläpidon haltuun illan tapahtumia varten. Tyypillinen kääntöaika on lyhyt, joten jaettu ja yhdistetty tila on helppoa palauttaa.
Tämä kertoo toimittajalle paljon enemmän kuin lause "Tarvitsemme joustavaa hotellin LED-seinää."
Tehtaalla annettavan tuen paikka projektissa
Tehtaalla annettu tuki muuttuu hyödyllisemmäksi, kun tanssilattian työnkulku on selkeä.
Ensimmäinen keskustelu koskee yleensä kategoriasoveltuvuutta. Kiinteä seinä, jota käytetään normaaleihin tanssilattiatilauksiin, ei ole samaa käyttövaatimusta kuin laitteisto, jota siirretään, rakennetaan uudelleen tai käytetään toistuvasti väliaikaisiin tuotantoihin.
Kun tila todella tarvitsee toista mallia, niin LED-seinän vuokraus luokka voidaan harkita erikseen sen sijaan, että sitä käsiteltäisiin yleisenä vaihtoehtona kiinteälle asennukselle.
Tanssilattiat piirrokset voivat sen jälkeen tukea suunnittelun koordinaatiota hotellin, ääni- ja kuvaintegraattorin sekä näyttölaitteiden toimittajan välillä. Piirrosten ei tarvitse määrittää ohjausarkkitehtuuria. Niiden tehtävä on tehdä fyysiset tilojen tilanteet, näyttöjen sijainnit ja huoltorajoitukset näkyviksi kaikille projektissa työskenteleville osapuolille.
Ohjauskoordinaation tulisi noudattaa samaa periaatetta kuin esiasetusten yhteydessä: kuvaile ensin tulos. Jos hotellin on mahdollistettava kahden jaetun tilan toiminta itsenäisesti ja myöhemmin palautettava ne yhdeksi yhdistetyksi esitysympäristöksi, tämä vaatimus on selvitettävä ennen kuin projektiryhmä päättää, miten valittu järjestelmä tämän saavuttaa.
Huoltosuunnittelu kuuluu myös tähän. Hotellien tulisi tunnistaa pääsyn rajoitukset ja realistiset huoltokaudet jo silloin, kun tanssilattiat suunnitellaan, eikä vasta kun asennus on jo kilpailemassa täyden tapahtumakalenterin kanssa.
Pitäkää vastuun raja selkeänä
Näyttötehdas tukee projektin LED-näyttöosaa. Hotelli määrittelee, miten juhlasali myydään ja käytetään, kun taas AV- tai järjestelmäintegraatiotiimi koordinoi näihin käyttötiloihin vaadittavaa ohjausympäristöä ja lähteen reitityssuunnittelua.
Yksinkertainen vaihtokartta riittää yleensä
Hotellitiimejä ei tarvitse pitää toisessa pitkässä teknisessä tarkistuslistassa. Toistuvien tilojen osalta lyhyt siirtohuomautus säilyttää tiedot, jotka todennäköisimmin unohtuvat kiireisellä tapahtumapäivällä.
Tämän lähestymistavan etu ei ole paperityö. Se on ennustettavuus. Seuraava teknikko ei joudu rakentamaan uudelleen edellisen tapahtuman logiikkaa, eikä hotelli joudu luottamaan yhteen henkilöön, joka muistaa, miten tietty salitila rakennettiin kuukausia aiemmin.
Usein kysytyt kysymykset
Miten LED-seinäsuunnitelmaa tulisi muuttaa, kun ballhuone jaetaan?
Määrittele jaettu tila erikseen: mikä näyttö palvelee kutakin huonetta, kuka omistaa kutakin lähdettä ja mitä tulisi näkyä ennen kuin huoneet luovutetaan.
Mitä tulisi sisältää esiasetettuissa asettelussa yleisimmissä tapahtumatiloissa?
Keskity huonetilaan, näytön määritykseen, odotettavaan lähteen omistajaan ja lopulliseen tarkistustulokseen. Esiasetukset ovat hyödyllisimmät tilanteissa, joita hotelli toistaa säännöllisesti, ei kaikissa mahdollisissa huoneyhdistelmissä.
Mitä yleensä hidastaa hotellin ballhuoneiden tapahtumavaihtoja?
Viivästykset johtuvat usein epäselvistä huonetiloista, myöhästyneistä lähtepäätöksistä, epäjohdonmukaisista merkinnöistä ja heikoista luovutuksista. Siirtämällä nämä päätökset aikaisemmaksi jää todellinen vaihtoaika huoneen muuttamiseen ja tarkistamiseen eikä vastuun selvittämiseen.
Mitä hotellitiimit tulisi lähettää LED-videoseinien toimittajille?
Lähetä salin suunnitelma, normaalit väliseinätilanteet, vaadittu näytön koko, toistuvien tapahtumien tyypit, lähteiden luettelo, käyttäjän työnkulku, tyypillinen vaihtoaika, määrä, sähkötehon standardi, asennusmaa ja tavoiteltava aikataulua.
Suunnittele salin työnkulku ennen LED-seinän lopullista vahvistamista
Jaollisen hotellisalin projektissa lähetä salin suunnitelma yhdessä normaalien väliseinätilanteiden kanssa sekä lyhyt selitys siitä, miten tilaa muutetaan eri tapahtumien välillä. Sisällytä näytön koko, tapahtumien tyypit, lähteiden luettelo, käyttäjän työnkulku, vaihtoaika, määrä, sähkötehon standardi, asennusmaa ja projektin aikataulua.
Tämä antaa projektiyksikölle selkemmin perustan keskustelulle sopivasta näyttösuunnasta, asettelun koordinaatiosta, ohjausvaatimuksista ja huoltosuunnittelusta ilman, että projekti supistuu yleispäteväksi näyttötarjoukseksi.
